Главная / Пенсионный юрист / Авто В Ооо Для Служебных Целей Использует Курьер 2022 Год

Авто В Ооо Для Служебных Целей Использует Курьер 2022 Год

Содержание

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников
Использование личного транспорта в служебных целях
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях
Использование такси и каршеринга для служебных поездок
Работник использует служебный автомобиль: нужно ли удерживать НДФЛ
Использование служебного автомобиля в личных целях
Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора

Во-первых, внутренними политиками компании запретить менеджерам и представителям компании перевозить пассажиров и грузы на корпоративных автомобилях. Не забыть при этом внести изменения в их должностные инструкции. Во-вторых, организовать проведение предварительных и периодических медосмотров работников до выдачи автомобиля. Также стоит определить ряд обязанностей, связанных с использованием транспорта, например, запретить использовать автомобиль при наличии определенных неисправностей, предусмотреть порядок и сроки техобслуживания. Это, например, можно закрепить во внутренней политике по управлению корпоративными автомобилями. Еще один вариант выхода из ситуации – перевод сотрудников на дистанционный труд. Это избавит от проведения медосмотров, так как в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ данная категория работников их не проходит. Но обратите внимание, что перевести на дистанционную работу можно только тех, кто работает удаленно (вне места нахождения организации и филиала, вне стационарного рабочего места) и использует для связи с работодателем Интернет.

Если в компании есть «собственный гараж» (я не имею в виду именно транспортные и логистические организации, а любые компании, где есть автомобили – фармацевтические, торговые и т.д.), надо внимательно проанализировать политику компании по управлению корпоративными автомобилями. Такой документ обязательно должен быть. Именно в нем, в первую очередь, встречаются признаки водителя. Откорректировав этот и другие документы, компания снимет риски признания различных специалистов водителями и решит другую задачу – подготовит обоснование для защиты в суде, если ГИТ все же останется при своем мнении. Естественно, я говорю о своевременных изменениях, а не о хаотичных действиях после того, как инспектор уже вручил предписание. Когда нарушение зафиксировано, действовать приходиться по ситуации, а тут предсказывать сложно. Но у вас должна быть возможность обратиться в суд и оспорить заключение инспекции. Наличие документов и правильные формулировки – это, пожалуй, единственное правильное и законное решение, которое может быть для работодателя.

Логика инспектирующих органов проста: менеджер управляет транспортным средством, делает это в качестве работника – следовательно, его можно считать водителем. Конечно, нельзя сказать, что ГИТ гарантированно признает ваших сотрудников водителями, но риск существует, и он значителен. В такой ситуации очень многое зависит от грамотно выстроенной защиты. Другими словами, речь идет об аргументированности вашей защиты. Например, весомым доводом будет корректное указание на то, что речь должна идти о нормах трудового законодательства и о нарушениях в нем. Соответственно, исходить надо из того, что говорит о водителях трудовое право. Кроме того, можно ссылаться на другие нормативные акты, которые могут касаться конкретной отрасли или сферы деятельности компании.

В нем, в частности, говорится, что требования закона станут обязательными не только для транспортных организаций, но и для всех компаний, которые эксплуатируют автомобили. Следовательно, любое предприятие, у которого есть свой автопарк, даже если в аренде или лизинге, будет обязано соблюдать новые правила. А среди них, в соответствии со ст. 20 Закона № 196-ФЗ, в том числе:

Случаи привлечения работодателей к административной ответственности за отсутствие периодических, предрейсовых и послерейсовых осмотров, а также за непроведение обязательного психиатрического освидетельствования работников, в практике есть. Напомню, что в соответствии со ст. 5.27.1 КоАП штраф за одно нарушение для юридического лица в таком случае составит от 110 тыс. до 130 тыс. руб. Позиция надзорных органов базируется на том, что законодательство четко не регулирует вопросы осмотров работниками, если они используют корпоративные автомобили, например, для поездок к партнерам или клиентам. С другой стороны, вопросы эксплуатации автопарка, в том числе требования по охране труда и безопасности движения однозначно закреплены только в сфере профессиональной деятельности автомобилей. То есть для сотрудников автотранспортных, логистических и аналогичных компаний, специально взятых на работу в качестве водителей.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Компенсации за использование личного автотранспорта.
Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2022 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

Использование личного транспорта в служебных целях

«5.3. С 01.09.2022 Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство (свидетельство о государственной регистрации 52ОХ 123456) – легковой автомобиль марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый.

На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива и смазочных материалов, указанным в методических рекомендациях (утверждены Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р), на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов;
на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов на основании дополнительного соглашения Сторон в каждом конкретном случае.

На основании ст. 188 ТК РФ и дополнительного соглашения от 14.08.2022 к трудовому договору от 11.09.2022 № 12 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Установить с 01.09.2022 водителю И. И. Иванову ежемесячную компенсацию в размере 1 200 (одна тысяча двести) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства марки «Форд Фокус» (Ford Focus) 1.4 МТ, год изготовления ТС 2013, рабочий объем двигателя 1 388 куб. см, государственный регистрационный знак Х110ТТ152RUS, идентификационный номер (VIN) ASNB22123U9A003789, цвет белый. 2. Возмещать водителю И. И. Иванову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства: – на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов; – на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае. 3. Главному бухгалтеру Е. Е. Петровой производить выплаты И. И. Иванову за использование личного транспортного средства в следующие сроки: – ежемесячную компенсацию – в последний день месяца; – выплату, связанную с возмещением расходов, – не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного И. И. Ивановым отчета, в котором отражена информация о времени использования и пробеге транспортного средства в служебных целях, а также расходах на приобретение горюче-смазочных материалов. Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлены: главный бухгалтер Петрова, 15.08.2022 Е. Е. Петрова водитель Иванов, 14.08.2022 И. И. Иванов

В предыдущих номерах нашего журнала тема использования личного имущества работника в служебных целях освещалась на раз. В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

При осуществлении перевозок для собственных нужд путевой лист может быть выдан (п. п. 4, 10 Порядка): на один рабочий день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня); на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня).

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

На балансе организации есть легковой автомобиль. Машиной пользуются по работе многие сотрудники ежедневно. Организация нетранспортная. Как в данной ситуации оформлять путевые листы, раньше оформляли один на месяц. Нужно ли предрейсовое и послерейсовое медицинское освидетельствование? Нужны ли отметки о технической исправности перед выездом? Как правильно организовать и можно ли упростить ведение путевых листов в нашей ситуации, чтобы не было претензий со стороны ГИБДД?

Следует отметить, под перевозками для собственных нужд подразумевается перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов без заключения договоров перевозки или фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это означает, что в ситуации, когда работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то есть использует исключительно для передвижения, наличие путевого листа не требуется.

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

Вас может заинтересовать :: Льготы На Установку Памятника Блокадникам Ленинграда

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2022 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Специалисты ведомства указали на то, что если налогоплательщики, не относятся к организациям автомобильного транспорта, которые обязаны руководствоваться Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», то они могут использовать путевые листы в качестве лишь одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения прибыли.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях. Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.
В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

Использование такси и каршеринга для служебных поездок

Согласно п. 26 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Налоговые органы настаивают, что перечень не подлежащих обложению выплат (ст. 422 НК РФ) является исчерпывающим, а значит, все отсутствующие в нем выплаты, включая социальные, нужно облагать страховыми взносами. Смотрите, например, письмо Минфина России от 21.03.2022 N 03-15-06/16239.

Таким образом, расходы на служебные поездки (как совершенные на такси, так и с использованием автомобиля каршеринга) должны быть обоснованы и документально подтверждены. Поездки должны быть связаны с выполнением должностной функции работников и относится к служебной необходимости.

Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 НК РФ).

Для этой цели в локальном акте организации следует закрепить, что работники с разъездным характером работы могут использовать такси (автомобили каршеринга), прописать порядок действий офисных работников, которым необходимо осуществить поездку по служебной необходимости (заявка, визирование, согласование и т.п.). Таким распорядительными документами могут быть приказы или распоряжение руководителя организации, об утверждении перечня работников с разъездным характером труда, порядок использования услуг такси (каршеринга) при совершении служебных поездок (для работников, место работы которых в офисе, но совершающих периодически разовые поездки). Целесообразно предусмотреть периодичность отчетов и перечень первичных документов, подтверждающих понесенные работниками расходы и их размер.

Работник использует служебный автомобиль: нужно ли удерживать НДФЛ

Сотрудник, который использует автомобиль организации для служебных поездок, никакого дохода от этого не получает. Соответственно, в данной ситуации нет объекта налогообложения НДФЛ . Но это справедливо только в том случае, если у организации есть документы, подтверждающие, что работник использовал автомобиль именно для служебных целей. Такое мнение высказал Минфин в письме от 21.10.19 № 03-04-05/80658.

Авторы письма напоминают, что в налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом доходом, как гласит статья 41 НК РФ, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме. К доходам физлица в натуральной форме относится оплата за него организациями (полностью или частично) товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

В Минфине полагают, что при использовании сотрудником автомобиля организации для служебных поездок не возникает дохода, предусмотренного статьей 211 НК РФ. Обоснование простое: транспортные услуги в этом случае оказываются в интересах организации, а не в интересах работника. Соответственно, нет и объекта налогообложения НДФЛ. Но у организации должны быть документы, подтверждающие, что работник совершал поездки в служебных целях. Например, путевые листы. Отсутствие путевых листов документов означает, что сотрудник получил экономическую выгоду и, как следствие, появился объект налогообложения НДФЛ.

Ответ на вопрос 4. Такие суммы подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке. Учесть компенсацию в налоговом учете получится, только если расходы произведены в силу технологических особенностей производства, а также если они являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика (Письма Минфина от 19.01.2022 N 03-03-06/1/2239, от 16.02.2022 N 03-03-06/1/10424).

Теперь у бухгалтера забот прибавилось ─ автомобили все чаще стали учитываться как товар, разнообразнее виды автострахования, более активно применяются лизинговые и арендные отношения. К путевым листам, техническому оснащению транспортных средств, а также организации труда и отдыха водителей сейчас предъявляют более жесткие требования.

Если наши знания и навыки в каких-то ученых вопросах устарели, они могут навредить бизнесу. Но все поправимо ─ для этого надо регулярно их обновлять и отслеживать законодательные изменения. Или поступить проще: посетить семинары от БухЭксперт8, на которых мы даем концентрированную и мегаполезную информацию от экспертов и практиков.

Но прогресс не стоит на месте, расходы на транспорт становятся более разнообразными, а в законодательстве не всегда найдешь прямые ответы о порядке их учета. При этом ФНС и Минфин частенько уклоняются от точных формулировок и разъяснений, прикрываясь набором ссылок на статьи НК РФ, которые мы и сами в силах прочитать.

Вопрос 1. Работник в командировке воспользовался услугами каршеринга. По возвращении из служебной поездки он включил расходы на услуги каршеринга в авансовый отчет, приложив к нему кассовые чеки, подтверждающие расходы на аренду авто и ГСМ. Можно ли учесть их при расчете налога на прибыль? Вопрос 2. Компания приобрела автомобиль для финансового директора за 5 млн руб. Можно ли принять к вычету НДС и уменьшить налог на прибыль за счет признания расходов по его приобретению, если компания в течении последних лет показывала в отчетности убытки, а ее ежемесячная выручка не превышает 100 тыс. руб.? Вопрос 3. Вправе ли бухгалтер списать в 2022 году на расходы стоимость ГСМ, если в путевом листе не указано время выпуска транспортного средства на линию? Вопрос 4. Из-за ухудшения обстановки с коронавирусом сотрудники добирались до работы и обратно на такси и личном транспорте, а работодатель компенсировал им эти расходы. Нужно ли с таких сумм уплачивать страховые взносы, удерживать НДФЛ и можно ли учесть компенсацию в налоговых расходах? Вопрос 5. Из-за того, что у компании нет собственной стоянки и гаражей, для хранения служебного автотранспорта используются автостоянки, плату за которые бухгалтер включает в налоговые расходы. Правомерны ли его действия?

На заметку
Договор аренды транспортного средства без экипажа можно заключить как с юридическим, так и с физическим лицом. Причем не обязательно, чтобы для этого лица сдача в аренду автомобиля являлась постоянной предпринимательской деятельностью ;

Зачастую в своей деятельности организации используют автомобили, которые им не принадлежат. Существует несколько видов договоров, которыми можно оформить временное пользование транспортным средством. Давайте разберемся, какие это договоры, в чем их сходства и отличия.

2) по договору безвозмездного пользования автомобилем. В этом случае ссудодатель передает или обязуется передать автомобиль ссудополучателю во временное пользование бесплатно. Ссудополучатель в свою очередь обязан вернуть тот же автомобиль в том же состоянии с учетом нормального износа . Такой договор может быть заключен с юридическим или физическим лицом, а также между нанимателем и работником;

1) по договору аренды транспортного средства без экипажа. По этому договору арендодатель предоставляет автомобиль во временное владение и пользование арендатору, который обязан вносить арендную плату. При этом арендодатель не оказывает услуги по управлению и технической эксплуатации транспортного средства .

Вас может заинтересовать :: Жалюзи Амортизационная Группа 2022

3) в рамках трудовых отношений использовать в служебных целях автомобиль работника . Такие взаимоотношения можно зафиксировать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему . На практике наниматель и работник иногда заключают отдельный договор об использовании автомобиля работника в служебных целях.

Важно учитывать и то, что затраты на топливо – нормируемые. Несмотря на то что НК РФ не предусмотрены ограничения по учету затрат на бензин при исчислении налога, соответствующие нормы указываются в Методических рекомендациях «Нормы расхода ГСМ на автотранспорте». Их должны использовать не только автотранспортные компании, но и те, которые эксплуатируют ТС. Их учитывают при налогообложении.

Во многих компаниях ГСМ является существенной статьей расходов. При этом бухгалтерам приходится вести учет ГСМ и обосновывать данные затраты. Применение ПЛ является одним из способов определения числа использованных ГСМ. С помощью ПЛ возможно не только подтвердить производственную необходимость затрат, но и указывать пройденное расстояние, а также определять параметры для расчета ГСМ.

К нему (коротко — ПЛ) относится первичный документ, где фиксируется пробег. На его основании определяется расход топлива. Компании, для которых применение транспорта главный вид деятельности, используют форму путевого листа с реквизитами, указанными во 2 разделе приказа Минтранса № 152. Если же автомобиль нужен компании для исполнения функции управления и производства, то лист может быть разработан в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.

ПЛ регистрируются в специальном журнале. Их учет взаимосвязан с учетом горюче-смазочных материалов. Если компания не автотранспортная, то листы составляются тогда, когда следует подтвердить обоснованность расходов, к примеру, 1 раз в неделю или 1 раз в месяц. Об этом можно судить, основываясь на письме Министерства финансов РФ № 03-03-04/1/327 или Постановлении ФАС ВВО № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Сдача личного авто в аренду для того, чтобы впоследствии пользоваться им в служебных целях, является распространенной практикой. Данный способ обеспечивает сотруднику высокий уровень гарантии сохранности своего автомобиля, предоставляет дополнительное вознаграждение и ставит ТС на баланс компании, что существенно упрощает ведение отчетности.

Использование служебного автомобиля в личных целях

приказ о закреплении автомобиля за определенным сотрудником;
акт приема/передачи машины (с фиксацией показаний спидометра);
договор аренды (субаренды) авто;
приказ о предоставлении сотруднику выходного дня (если машина используется в рабочее время).

транспорт должен быть под строгим контролем, использоваться только в служебных целях и только в рабочее время;
сотрудникам разрешено использовать транспорт личных целях в нерабочее время (требуется соответствующая регламентирующая документация — инструкции, протоколы, узаконенные правила).

Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?

Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.

Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.

Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.

Даже если сотрудник управляет автомобилем по доверенности, то расходы, понесенные при использовании машины в служебных целях, подлежат компенсации. Загвоздка в такой ситуации только в вопросе перечисления страховых взносов. Есть две позиции. Минтруд и ФСС считают, что величина компенсации должна облагаться страховыми взносами, а решение Верховного суда №309-КГ15-8423 и высшего арбитражного суда №ВАС-4/14 говорят об обратном. Какой вариант выбрать, решает сама организация.

«возраст» машины. От него зависит сколько времени может использоваться автомобиль и каков его износ
Насколько интенсивно будет использоваться автомобиль. Чем выше интенсивность, тем больше сумма компенсации
Стоимость используемого топлива и обслуживания автомобиля. Сумму, которая будет потрачена на ремонт можно посчитать исходя из данных предыдущего периода, в расчете на месяц

Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2022 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.

Такие должности, как менеджер, торговый представитель, страховой агент и многие другие специальности требуют быстрого перемещения из точки А в точку Б. При этом сама компания – работодатель зачастую не имеет служебных машин. В связи с этим, для некоторых должностей при приеме на работу прописывается условие о наличии своего автомобиля.

Либо, поскольку условие о выплате компенсации не является обязательным пунктом трудового договора, можно составить локальный нормативный акт (например, приказ руководителя), в котором сотрудник поставит подпись ознакомления. Таким образом, условие о письменном соглашении будет выполнено (письмо Минфина № 03-03-01-02/140 от 16.05.2005).

Использование личных транспортных средств сотрудников в работе достаточно выгодный вариант для работодателя. Очень многие фирмы практикуют такую систему. Для работника этот вариант тоже достаточно удобен. Самое главное разобраться в нюансах начисления компенсации и корректно учесть все расходы.

Таким образом, в случае использования легкового автомобиля работника «упрощенцы» могут признать в составе расходов только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Согласно Постановлению № 92 нормативы для легковых автомобилей таковы:

Различие с другими видами приобретения транспорта в пользование состоит в том, что в этом случае авто эксплуатируется как в рабочих, так и в собственных личных делах. Соответственно, выплаты за пользование автомобилем работника могут быть меньше аренды, которая подразумевается согласно договору аренды автомобиля с водителем. Но, как показывает практика, эксплуатация собственного автомобиля обусловлена областью его использования: обычно это командировки по службе, куда на собственном автомобиле легче доехать, или это места, где не ходит общественный или другой транспорт. Различные деловые встречи часто подразумевают использование автомобиля. Где еще может понадобиться личный транспорт? К примеру, деятельность сотрудника предполагает постоянные передвижения по городу, от одного клиента к другому. Делать это пешком не получится, поскольку тратится много времени. Компании выгодно нанимать на работу человека с машиной. Он будет успевать объезжать клиентов, а фирма компенсирует ему расходы.

Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.

При заключении договора аренды стоит обратить внимание сотрудник является собственником автомобиля или управляет им по доверенности. Договор оформляйте на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник. Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника.

Сотрудник ООО «Ромашка» Иванов А.А. использует в служебных целях автомобиль Лада Веста с объемом двигателя 1800 куб. м. 30 ноября ему была выплачена компенсация в сумме 3000 руб. Установленная норма согласно Соглашению сторон — 1200 руб. в месяц . На ноябрь 2022 года приходится 20 рабочих дней. Фактически сотрудник отработал только 15 дней. На расходы бухгалтер отнесет 900 руб. (1200 руб. : 20 дн. × 15).С остальной суммы придется начислить налоги (НДФЛ и страховые взносы, налог на прибыль или налог при УСН).

на какой срок будет арендовано авто,
кто сможет еще пользоваться машиной,
за какую плату будет происходить сделка,
как будут возмещаться расходы – с их расчетом или определенной суммой ежемесячно,
какие права останутся у владельца на транспорт, какие будут у арендодателя,
в каких целях будет использоваться транспорт – для перевозки пассажиров, для транспортировки документации, для перевозки руководителя организации,
на какое расстояние будет ездить водитель

выплачивать компенсацию за использование личного авто в служебных целях;
заключить договор аренды транспортного средства.
На самом деле, есть еще вариант безвозмездного использования авто, но он не укладывается в экономическую целесообразность и личные интересы сотрудника. Не принимаем его в расчет.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на ОСН, так и компании на УСН. При расчете налога на прибыль при заключении договора аренды без экипажа учитываем всю сумму фактических затрат — бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка, ГСМ, ремонт и другие расходы.

Теперь у бухгалтера забот прибавилось ─ автомобили все чаще стали учитываться как товар, разнообразнее виды автострахования, более активно применяются лизинговые и арендные отношения. К путевым листам, техническому оснащению транспортных средств, а также организации труда и отдыха водителей сейчас предъявляют более жесткие требования.

Вопрос 1. Работник в командировке воспользовался услугами каршеринга. По возвращении из служебной поездки он включил расходы на услуги каршеринга в авансовый отчет, приложив к нему кассовые чеки, подтверждающие расходы на аренду авто и ГСМ. Можно ли учесть их при расчете налога на прибыль? Вопрос 2. Компания приобрела автомобиль для финансового директора за 5 млн руб. Можно ли принять к вычету НДС и уменьшить налог на прибыль за счет признания расходов по его приобретению, если компания в течении последних лет показывала в отчетности убытки, а ее ежемесячная выручка не превышает 100 тыс. руб.? Вопрос 3. Вправе ли бухгалтер списать в 2022 году на расходы стоимость ГСМ, если в путевом листе не указано время выпуска транспортного средства на линию? Вопрос 4. Из-за ухудшения обстановки с коронавирусом сотрудники добирались до работы и обратно на такси и личном транспорте, а работодатель компенсировал им эти расходы. Нужно ли с таких сумм уплачивать страховые взносы, удерживать НДФЛ и можно ли учесть компенсацию в налоговых расходах? Вопрос 5. Из-за того, что у компании нет собственной стоянки и гаражей, для хранения служебного автотранспорта используются автостоянки, плату за которые бухгалтер включает в налоговые расходы. Правомерны ли его действия?

Вас может заинтересовать :: Что Положено Многодетным Семьям

Как списать бензин на личный автомобиль директора? Аренда личного автомобиля директора

Расходы, которые принимаются при вычислении налога на прибыль, должны являться обоснованными экономически, а также подтвержденными документально. Не являются исключением и расходы, которые предназначены для легковых автомобилей. Однако если, помимо служебных целей, автотранспорт применяется для личных нужд или личный транспорт используется в служебных целях, могут появиться сложности с налоговым учетом. К примеру, вопросы могут касаться того, как списать бензин на личный автомобиль директора. Поговорим об этом в своей статье.

При использовании унифицированной формы ПЛ должен заполняться пункт «Место отправления и назначения», а также остальные реквизиты этой формы, так как удалять какие-либо реквизиты нельзя. Поэтому придется дополнительно проверять, чтобы среди мест назначения и отправления не указывались адреса, которые позволят налоговикам считать, что использование директором служебного автомобиля осуществлялось в личных целях.

Обратите внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина РФ N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок. Хотя это письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.
Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях. Приведем пример формулировки в трудовом договоре:
«4. Обязанности сторон
4.2. Работодатель обязуется:
8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2 000 рублей, а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);».
Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации. Он может быть любым (как сказано в ст. 188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92 : для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно компенсация составляет 1 200 руб./мес., свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб./мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества. А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника.
Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 года применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса РФ N АМ-23-р . Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (письма Минфина РФ от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640).
Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.
Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п. 3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Обратите внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок.
Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо Минфина РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»):
— копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
— другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.).
Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях. Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса РФ N 152 . Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля. Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117). Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму.

Водитель при администрации города использует служебный автомобиль в личных целях, а именно развозит своих детей в школу, жену на работу, в выходные дни разъезжает по своим делам на служебном автомобиле. Почему я как налогоплательщик должен оплачивать его поездки на служебном автомобиле в личных целях, и это в период кризиса.

Есть необходимость использовать личный автомобиль в служебных целях предприятия, директором которого и являюсь. Хотелось бы заключить договор аренды авто для оплаты ГСМ и эксплуатационных расходов с арендной платой. Как правильно оформить договор, чтобы я мог без проблем использовать личное авто и в личных целях?

Глава муниципального образования использует служебный автомобиль в личных целях, т.е. поездки в выходной на рынок, по грибы и т.д. не однократно служебным автомобилем в не рабочее время управлял его сын. Имеет ли глава право на использование государственного имущества в личных целях?

Вопрос такой. Есть организация созданная мэрией. Директор назначается мэром, а все остальные сотрудники приказом директора. Согласно уставу организации, все внутренние вопросы отнесены к компетенции директора. Служебного автомобиля в организации нет. Директор использует личный автомобиль в служебных целях.

Помогите пожалуйста разобраться в следующей ситуации: личный автомобиль используется организацией в служебных целях. Работник получает компенсацию за использование автомобиля в размере 1200 рублей ежемесячно и компенсацию ГСМ. Никаких других выплат связанных с использованием автомобиля нет (ремонт, техническое обслуживание) нет. Подскажите, как исправить ситуацию?

19 Фев 2022 urisgkmo 160