Когда Нужно Возместить Перерасход По Подотчету
Содержание
- отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
- каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
- соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.
Важно! С 30.11.2022 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Требование о том, что отчет должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Как отразить в учете компенсацию перерасхода подотчетных сумм
Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).
После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Возмещение перерасхода по авансовому отчету в 2022 году
- Денежные средства сотрудник израсходовал на выполнение задания, которое ему поручила организация. Как правило, цель выдачи в подотчет денежных средств указывается в приказе директора).
- Работником представлены документы, которые подтверждают перерасход денежных средств. Это, например, могут быть кассовые чеки.
Прямого ответа на этот вопрос законодательство не дает. Но казначейство и Минфин РФ допускают перечисление денег на карту сотрудника. Если обратиться к самому бланку авансового отчета, то в нем предусматривается единственный способ возмещения перерасхода – наличными деньгами. Поэтому решение о способе возмещения денег компании придется принимать самостоятельно. Во избежание лишних споров с контролирующими органами, лучше будет, если перерасходы по подотчетным средствам будут выдаваться только из кассы наличными.
Перерасход по авансовому отчету: как возместить
Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа. Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей. На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был.
Важно! Заявления работнику, который предоставил АО с суммами, превышающими выданные писать не потребуется. Дело в том, что перерасход выплачивается на основании авансового отчета, утвержденного руководителем. И никаких заявлений писать для этого не нужно. Законодательно данное требование не закреплено.
- чек ККТ;
- слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
- подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
- другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.
Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2022 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.
В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.
Как известно, деньги в подотчет могут не только выдаваться из кассы наличными, но и перечисляться работнику на его банковскую карту. При перерасходе у многих бухгалтеров может возникнуть вопрос: а можно ли на эту же карту перечислить сумму, израсходованную сотрудником сверх выданной?
- чек ККТ (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Закона о применении ККТ);
- документ строгой отчетности, в том числе электронный билет (п. 8 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2022 N 290-ФЗ, Письмо Минфина России от 06.06.2022 N 03-03-06/1/35214);
- слип (квитанция электронного терминала) (Письма Минфина России от 06.10.2022 N 03-03-06/1/65253, от 24.06.2022 N 03-03-06/1/36877);
- выписка с банковского счета сотрудника о совершении транзакции с указанием назначения и получателя платежа.
После того как авансовый отчет будет проверен бухгалтером и утвержден руководителем организации, сумма перерасхода может быть выплачена работнику. Так же, как и при выдаче денег под отчет, возмещение можно перечислить сотруднику на карту либо выдать наличными.
Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия. Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена.
Тогда как при выдаче аванса должна составляться служебная записка, в которой указывается цель расхода, срок на который выдаются подотчетные деньги и сумма аванса. Можно также разработать формуляр памятки, где будут отображены все важные моменты для подотчетного лица.
Возмещение по авансовому отчету сроки
Решение оформляется, как правило, в форме приказа или распоряжения. Унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. В данной ситуации лучше руководствоваться Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. N 3044-6-0.и получить письменное согласие работника на удержание.
Требования бухгалтерии к АО таковы: Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.
Нужно помнить о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Компенсацию суточных обеспечивает ст. 168 ТК России. К отчету о потраченных деньгах нужно приложить заявление на компенсацию затрат, дальше выпускается приказ начальника на компенсацию.
Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.
Выдача перерасхода по авансовому отчету через месяц
После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.
Следующим этапом является списание подотчетных сумм. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Списание производится на основании утвержденного авансового отчета. Но, если отчет не прошел проверку, например, по причине необоснованности израсходованных работником денег, то он не принимается к учету.
В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться следующая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные средства.
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).
29 Апр 2021 urisgkmo 284