Обязательно Ли Хранить Счета На Оплату Начинать С Нового Года Сначало

Обязательно Ли Хранить Счета На Оплату Начинать С Нового Года Сначало

Зачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ. Если вы получаете начисления в электронном виде — сохраните и эту, еще неоплаченную квитанцию. «Существует вероятность, что организация, приславшая ее вам, задним числом поменяет цифры в платежке, — указывает Гордеев. — И позже придется доказывать, что счет был именно таким, какой вы оплатили».

Многие специалисты ошибочно считают счет на оплату первичным документом. Если обратиться к Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, станет понятно, что это не так. Первичный документ отражает факт хозяйственной жизни — поступление товара, списание денег, выдачу зарплаты и т. д (ст. 9 402-ФЗ).

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2022 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Как хранить первичные документы

• Банковские выписки и платежки, если у вас есть доступ в интернет-банк;
• Любые документы, которые вы получили в электронном виде с электронной подписью (например, через Контур.Диадок);
• Налоговая и бухгалтерская отчетность, отправленная в электронном виде через Контур.Бухгалтерию, Контур.Экстерн, личный кабинет налогоплательщика и т.п. с помощью электронной подписи;
• Счета на оплату, выставленные клиентам и полученные от поставщиков. Они не участвуют в формировании налоговой базы и бухгалтерских проводках, поэтому хранить счета в бумажном виде нет необходимости, налоговики при проверке их не затребуют;

При этом для облегчения поиска можно оригиналы кадровых приказов хранить в соответствующей папке в хронологическом порядке, а их копии – в папках по сотрудникам. Так можно будет посмотреть все приказы скопом – скажем, если надо понять, кого в тот или иной период времени отправляли в отпуск. Либо по конкретному сотруднику можно будет отследить его историю – когда приняли, когда отправляли в отпуска, командировки, когда уволили.

Обязательно Ли Хранить Счета На Оплату Начинать С Нового Года Сначало

Генеральная лицензия Банка России № 2209 от 24.11.2014
ОГРН: 1027739019208 ИНН: 7706092528 КПП: 770501001
Точка ПАО Банка «ФК Открытие» КПП филиала: 770543002
Корреспондентский счёт: 30101810845250000999 БИК: 044525999
Юридический адрес: 109240, г. Москва, улица Верхняя Радищевская, дом 2/1, строение 3

Лицензия Банка России № 2241 от 22.01.2022
ОГРН: 1027739328440 ИНН: 3123011520 КПП: 772601001
Филиал Точка Банк КИВИ Банк (акционерное общество)
КПП филиала: 772643001
Корреспондентский счёт: 30101810445250000797 БИК: 044525797
Юридический адрес: 119002, г. Москва, пер. Староконюшенный, дом 10, комната № 23

Счёт на оплату

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

— по договору поставки (купли-продажи) — по истечении 3 рабочих дней (срок, отведенный банкам для перевода безналичного платежа) со дня передачи товара . К примеру, если товар передан 10-го числа, то последним днем оплаты будет 13-е число (при условии, что дни с 11-го по 13-е — рабочие), а неустойка начнет начисляться с 14-го числа;

В договорах поставки, подряда и оказания услуг (да и во многих других договорах) стороны иногда связывают возникновение обязанности по оплате с моментом получения от другой стороны счета на оплату. Как показывает практика, счет чаще всего отсылается по факсу или электронной почте и доказательств его отправки не сохраняется. А контрагенты иногда этим пользуются и задерживают оплату, ссылаясь на то, что счет не получен. Считается ли контрагент в такой ситуации просрочившим оплату? И должен ли он уплатить предусмотренную договором или законом неустойку, а если она не предусмотрена — проценты за пользование чужими денежными средствами (далее — проценты по ст. 395 ГК РФ)?

Как хранить первичные документы

Чтобы не было проблем, важно соблюдать сроки хранения документов. Для большинства из них установлен срок 5 лет, но в некоторых случаях он может быть гораздо больше, например документы по сотрудникам надо хранить 75 лет, а документы, связанные с созданием организации, и бухгалтерскую отчетность надо хранить в течение всего времени существования компании.

Так, например, если речь идет о документах по покупкам или продажам, можно их просто в хронологическом порядке хранить – тогда будет папка с документами покупок и папка с документами продаж. Либо можно еще по поставщикам/покупателям разбить, если по каждому из них много документов. Тогда будет по каждому поставщику и по каждому покупателю отдельная папка с документами в хронологическом порядке.

Оптимальным сроком хранения квитанций об оплате коммунальных услуг является 5 лет. Это ничем не регламентируется, но, как показывает практика, УК могут предъявлять претензии даже по истечении трех лет, когда уже изменился плательщик в случае дарения недвижимости или смены места жительства по иным причинам.

По закону потребители не обязаны хранить квитанции об оплате коммунальных услуг, но такие документы доказательством своевременного перечисления средств при возникновении проблемных вопросов с управляющей компанией. Чтобы разобраться в данном вопросе, нужно изучить рекомендуемые сроки хранения и другие нюансы.

Обязательно Ли Хранить Счета На Оплату Начинать С Нового Года Сначало

Чтобы не подвергать себя и свое предприятие подобным рискам, а заодно и упростить себе задачу по созданию архива счетов, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты проверят имеющиеся в наличии бумажные экземпляры, выявят недостающие документы и выполнят подшивку в соответствии с актуальными нормативными требованиями. В этих документах содержится такая информация: реквизиты компании; перечень поставляемых товаров и услуг; стоимость каждой позиции; общая сумма к оплате; сроки оплаты.

Зачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ.

Срок действия счета на оплату

В деловой практике часто используются счета на оплату, так как они значительно упрощают систему расчетов между контрагентами. Эти документы не являются обязательными, но их применение помогает руководству и бухгалтерии держать под контролем движение денежных средств и исполнение условий договоров обеими сторонами. Сколько действителен счет на оплату по законодательству? Что будет, если пропустить срок оплаты? Ответы на эти и другие вопросы можно найти в статье.

При составлении договоров (поставки, подряда, оказания услуг и др.) срок оплаты часто привязывают к моменту получения счета. Но этого не следует делать, так как контрагенты могут задерживать перечисление средств, ссылаясь на то, что документ не был получен. Лучше отсчитывать срок со дня заключения договора, отгрузки товарно-материальных ценностей, сдачи выполненных работ по акту и др.

Под хозяйственной операцией в целях бухучета понимается действие или событие в деятельности организации, в результате которого меняется состав активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов, которое должно быть отражено в бухучете (абз. 24 ст. 1 Закона № 57-З).

Вопрос: Организация (заказчик) получила счет на оплату услуг, на основании которого перечислила в виде аванса денежные средства исполнителю. Когда услуги были фактически оказаны, между заказчиком и исполнителем составлен и подписан акт оказанных услуг. Нужно ли счет на оплату прикладывать к акту оказанных услуг и хранить их вместе как ПУД?

Срок хранения счета на оплату по законодательству

Перечень закрытый: основываясь на этом, можно говорить о том, что период оплаты счета не входит в содержание первичной документации. Следовательно, по обычаям делового оборота он может быть приравнен к таким документам. Неподписание срока оплаты не будет считаться нарушением закона.

1. Адрес квартиры или дома, в который поставлялись услуги.
2. Данные плательщика – полные фамилия, имя, отчество.
3. Сведения об управляющей компании – название, адрес, контактный телефон.
4. Период расчета, за который производится оплата.
5. Данные по каждому виду коммунальных услуг – потребленный объем, единица расчета, стоимость.
6. Размер повышающего коэффициента, если он применялся.
7. Информация о корректировке расчетов. Здесь указывается как увеличение, так и уменьшение суммы, а также причины, послужившие этому, а именно – использование помещения временными жильцами, ненадлежащее качество оказываемых услуг, временное отсутствие пользователя, в квартире или доме, который не оборудован индивидуальными учетными приборами, штраф, пеня или неустойка, которые были начислены.
8. Сумма образовавшейся задолженности, с указанием расчетных периодов.
9. Информация о предоставленных жильцу льготах или субсидиях.
10. Данные о реструктуризации долга или об отсрочки платежа.

Сколько должны храниться счета

Сколько должны храниться счета, определяется законодательными нормами. В частности, статья 29 Закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. и Постановление от 19.08.2022 № 981. говорят о том, что эти документы подлежат хранению в течение 5 пяти лет после окончания отчетного квартала, в котором они были оплачены. Архивироваться должны не только бумажные экземпляры, но и электронные счета копии.

Подшивки этих документов составляются в хронологическом порядке по мере того, как они выписываются, получаются от поставщиков или корректируются. Перед передачей в архив бухгалтер проверяет правильность заполнения бумаг, наличие подписей, печатей или виз. После этого документы подшиваются в папку и отправляются на хранение. В зависимости от количества счетов, подшивка в одной папке может охватывать один месяц или весь квартал.

Какой срок хранения счетов-фактур

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2022 № 236 (действует с 18.02.2022, далее – перечень № 236). Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки различаются, ориентироваться нужно на больший из них.

Хранение чеков по оплате коммунальных услуг по закону не является обязанностью собственника. Законодательство четко не определяет, когда допустимо выбросить квитанции, поэтому можно ссылаться на срок исковой давности. Речь идет о периоде, в течение которого лицо при нарушении своих прав может защитить их в судебном порядке.

В данном случае срок составляет 3 года, но обычный гражданин не всегда может верно определить начало этого трехлетнего срока, поэтому имеет смысл хранить документы на протяжении не менее 5 лет. Так как даже по истечении 3 лет управляющая компания может предъявить претензии по оплате коммунальных услуг и обратиться в суд, и если суд определит, что срок исковой давности не пропущен, то доказать свою правоту можно будет только документом, подтверждающим факт оплаты.

20 Апр 2021      urisgkmo         315      

Похожие записи
• 
  Детские выплаты до 18 лет в 2022
• 
  Сумма Опеки На Ребенка 2022
• 
  Не Отдают Ребёнка Матери
• 
  Субсидии Молодым Семьям Краснодарский Край 2022 На Улучшение