Главная / Банковское право / Срок Хранения Дел Уволенных Работников 2022

Срок Хранения Дел Уволенных Работников 2022

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

Срок хранения документов в организации в 2022 году таблица кадровых

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 236. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 50/75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов. А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст. 27 закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ).

А вот от части графиков предоставления отпусков можно избавиться — их необходимо сохранять всего 3 года, и к моменту сортировки кадровой документации он уже истек (кроме графиков за 2022-2022 годы). Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2009–2022 годы не придется.

Сколько хранить личные дела уволенных работников

Обеспечить сохранность личных дел сотрудников работодатель обязан как во время их работы в компании, так и после увольнения. Что включает процедура подготовки личных дел к хранению? В течение какого срока личные дела подлежат хранению? Что грозит работодателю, не обеспечившего хранение личных дел сотрудников в течение нормативных сроков хранения? На эти вопросы ответим в статье.

Документы личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Скрепки со всех документов до прошивки/переплета нужно удалить.

Пока сотрудник трудится в компании, его личное дело хранится в кадровой службе (в шкафах, сейфах) или в приспособленном для хранения документов помещении. В личных делах содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила по защите персональных данных.

Данные из этих бумаг работник кадровой службы должен проверить, внести в личную карточку и вернуть сотруднику (ст. 65 ТК РФ, Постановление пятнадцатого Арбитражного Апелляционного суда от 14.03.2014 № А53-12557/2013). Если контролеры обнаружат в личном деле сотрудника копии указанных документов, работодателя оштрафуют по ст. 13.11 КоАП РФ (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013).

Личные дела руководителей и работников компании нужно хранить 50 лет, если они закончены делопроизводством после 01.01.2003. Если же эта процедура произошла ранее указанной даты, срок хранения личных дел составляет 75 лет (п. 445 Перечня типовых архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2022 № 236). Такой же срок хранения предусмотрен для книг, журналов, карточек учета, базы данных личных дел (п. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236).

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2022 № 526.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

Вас может заинтересовать ::  Класс Условий Труда 2 Для Электромонтера

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

  1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
  2. Копия паспорта.
  3. Копия военного билета.
  4. Копия ИНН.
  5. Информация о СНИЛС.
  6. Копии документов об образовании.
  7. Фотография работника.
  8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
  9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
  10. Экземпляр трудового договора.
  11. Листы аттестации.
  12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
  13. Характеристики и рекомендательные письма.
  14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
  15. Прочие документы о трудовой деятельности.

Работники кадровой службы, ответственные за хранение личных дел, должны обеспечить нахождение документов в помещении, которое удалено от места работы основного наёмного персонала. Если человеку необходимы сведения из личного дела, он должен сделать официальный письменный запрос. Если дело хранится у работодателя, то документ составляется имя руководителя организации. Если дело уже ушло в архив, то запрос на имя руководителя архивной организации.

  1. внимательно проверить опись, сопоставить её с содержимым папки, проверить порядковую нумерацию;
  2. закрыть опись;
  3. в конец папки вложить отдельный лист — заверитель;
  4. папку прошить и опломбировать;
  5. на титульном листе поставить календарную дату, на которую он закрывает дело;
  6. убрать на хранение до официальной архивации;
  7. по истечении срока дело передаётся в архив.

Для государственных предприятий прописана такая обязанность — не реже одного раза в год ответственный сотрудник кадровой службы должен знакомить наёмный персонал организации с содержанием их личных дел. После ознакомления следует оформить специальную карточку, в которой прописывается дата ознакомления и личная подпись государственного служащего. Карточка ознакомления подшивается к личному делу.

Руководитель предприятия должен оформить приказ, в котором дать список сотрудников, у которых есть доступ к личным делам. Каждый ответственный работник должен расписаться в приказе.

Законодательно предусмотрена возможность внесения правок в папки с личной информацией работников. Например, сотрудница расторгла брак, и поменяла фамилию на девичью. В отдел кадров она приносит копию соответствующего свидетельства. Кадровый сотрудник обязан зафиксировать изменения. Делается это по следующему алгоритму:

Сроки хранения личных дел уволенных работников

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности ­документов после истечения указанного срока хранения;

5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Авторы закона подчеркивали, что уменьшение сроков хранения документов по личному составу позволит снизить затраты организаций. Они, однако, постарались не привлекать внимание к тому факту, что экономия станет реальностью лишь начиная с 2054 года – именно тогда истечет срок хранения первой партии документов, которым установлен сокращенный срок хранения в 50 лет.

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Тем не менее, определенного рода рекомендации для кадровиков все же имеются. Так, формировать личное дело целесообразно отдельно для каждого работника компании или предпринимателя. Для этой цели удобно использовать папки-скоросшиватели. Чтобы архивировать документы наиболее удобно, необходимо оформить обложку папки так, чтобы она отражала максимум полезной информации, а именно:

  • Полное название организации;
  • Номер личного дела физлица;
  • ФИО работника компании;
  • Дата приема в организацию сотрудника и, соответственно, дата его увольнения (даты начала и завершения личного дела). При этом даты должны совпадать со сведениями, указанными в приказах директора организации о приеме и увольнении сотрудника;
  • Число страниц личного дела. Заполнить эту информацию следует при непосредственной передаче документов в архив личных дел уволенных работников;
  • Срок, в течение которого компания обязуется хранить данные материалы.

Самыми важными документами, определяющими этапы взаимоотношения работника компании и его работодателя, являются личные дела сотрудников. Конкретных правил оформления личных дел не существует, так как, начиная с 2013 года, унифицированные формы перестали быть обязательными к применению.

Для основной категории работников российских компаний срок хранения личных дел определен 75 годами со дня увольнения сотрудника. Однако существует группа занимаемых должностей, в отношении которых возникает потребность хранить документы постоянно. К ним относятся:

Для кадровой и бухгалтерской службы законодательством определена обязанность обеспечить надлежащее хранение документации, имеющей отношение к персоналу компании или индивидуального предпринимателя. Однако нередко среди специалистов бухгалтерии или отдела кадров возникают сомнения относительно того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве работодателя.

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Вас может заинтересовать ::  Указ Президента О Снижении Процентной Ставки По Ипотеке Семьям С Детьми

Полное оформление дел предусматривает:подшивку или переплет дела;нумерацию листов дела;составление листа-заверителя;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Не можем дать исчерпывающего ответа. Все профессиональное сообщество ждет соответствующих разъяснений методического характера, причем от Росархива, с которым, очевидно, согласовывался проект Федерального закона от 02.03.2022 № 43-ФЗ «О внесении изменений в ­Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы. Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив? Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства.

При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение. Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?

Например, срок хранения личного дела руководителя организации не имеет давности. Досье руководителей, независимо от формы собственности возглавляемых ими предприятий, хранятся постоянно. Срок хранения личных дел работников определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, далее — Перечень №558.

«Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5. «Сайт http://online-sovetnik.ru» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): http://online-sovetnik.ru, а также его субдоменах.1.1.6. «Субдомены» — это страницы или совокупность страниц, расположенные на доменах третьего уровня, принадлежащие сайту http://online-sovetnik.ru, а также другие временные страницы, внизу который указана контактная информация Администрации1.1.5.

  • Сведения от аттестации.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Трудовой контракт.
  • Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Номенклатура дел на 2022 год с новыми сроками хранения для отдела кадров

  • приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
  • докладные записки;
  • справки;
  • заявления;
  • дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2022 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Вас может заинтересовать ::  Куда Сообщить О Замене Паспорта Физического Лица

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Как правильно оформить: порядок формирования
Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

  • все персональные данные работника;
  • об образовании работника;
  • о стаже работника;
  • о родственниках;
  • о месте жительства;
  • о воинском учете;
  • о работе и ее изменениях;
  • информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
  • информацию об отпусках работника;
  • сведения об увольнении.

Т.е. нужно быть готовым объяснить проверяющему госоргану, для какой именно трудовой цели требуется хранение той или иной копии документа. В настоящий момент за хранение документов «на всякий случай» можно быть наложен административный штраф до 50 т.р. (п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ)

  • на работников, оформленных по гражданско-правовому договору, личное дело не ведется.
  • трудовую книжку не хранят в личном деле, для нее предусмотрен отдельный порядок хранения. Но можно включить в него ее копию, особенно это актуально, когда трудовые книжки хранятся в вышестоящей организации, а личные дела ведутся в обособленных подразделениях.

Запрещена передача информации сторонним лицам, за исключением правоохранительных и медицинских работников по факту официального запроса первых и в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника вторыми, а также их хранение в структурных подразделениях, не являющихся юрлицом и не относящихся к работодателю.

  • форму;
  • механизм составления и ведения;
  • лиц, которым вменена обязанность по хранению;
  • режим хранения;
  • алгоритм доступа;
  • иное.

При этом следует опираться на ГОСТ Р–2003, содержащий основные делопроизводственные правила.

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Архивирование личных дел сотрудников, уволенных из организации, выполняется в соответствии с существующими нормами действующего законодательства. Причем, не только физическое хранение бумаг предполагает определенный порядок в сортировке и прошивке: электронные документы тоже должны быть обработаны соответствующим образом.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Архивирование личных дел уволенных — процесс, с которым сталкивается каждая организация. В определенный момент требуется передача дел сотрудников, уволенных за установленный период. Для обеспечения полной сохранности этих документов рекомендуется перевести их в электронный вид.

18 Мар 2022              371      
Популярное
Свежие комментарии
    Самое интересное

    © 2024 Энциклопедия права · Копирование материалов сайта без разрешения запрещено


    Adblock
    detector