Авансовые Отчеты По Выданным Авансам На Наличные Расходы С 01072022
Содержание
- С 30.11.2022 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
- истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
- выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска.
- Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
- Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
- Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Изменений по авансовым отчетам в 2022 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2022 № 03-03-06/2/48232).
Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.
До августа 2022 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
- Срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм, его форму (если нужно).
- Порядок согласования и срок рассмотрения заявления уполномоченным лицом (не обязательно руководителем).
- Срок предоставления отчета, его можно дифференцировать — в зависимости от целей или групп работников (например: администрация, рабочие).
- Срок проверки авансового отчета бухгалтерией и его утверждения руководителем;
- Сроки расчета (выплаты перерасхода или возврата остатка);
- Форму авансового отчета.
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Обратите внимание: с 30.11.2022 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2022 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2022 тоже можно.
Наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетности по авансу для ИП на упрощенке.
В лицевой части фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм главного бухгалтера и служащего, получившего авансовую сумму. Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. Это подтверждает и пример заполнения авансового отчета. После оформления и отрыва расписка остается у подотчетного лица. На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.
Если работник заполняет бланк в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Авансовый отчет предоставляют в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.
После того как работник предоставил отчетность по выданному авансу в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер проверяет не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.
Если ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Указания ЦБ РФ № 3210-У допускают возможность формирования регистров авансирования в специализированных бухгалтерских программах.
Бланк отчета имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне отражается информация о сотруднике, в графах 1-6 оборотной стороны он отражает информацию об израсходованных суммах и прикладывает оправдательные документы. Бухгалтерия принимает отчет и проверяет правильность заполнения граф, приложенные документы и целевой характер расходования денег. Графы 7-10 заполняются главным бухгалтером. После чего отчет утверждает руководитель.
В бухгалтерском учете выдача наличных денежных средств отражается проводкой Дт 71 Кт 50. Аналогичной проводкой отражается и доплата, если сотрудник потратил денег больше, чем ему выдали. Перевод денег на банковскую карту оформляется проводкой Дт 71 Кт 51.
Вместо заявления основанием выдачи денег под отчет может стать приказ руководителя или иной распорядительный документ с его подписью. Если в положении о расчетах (при наличии) установлено, что приказ обязателен, то он должен быть составлен даже при наличии заявления. С декабря 2022 года одним приказом можно оформить несколько выдач наличных одному или нескольким подотчетным лицам.
Чтобы получить деньги на целевые расходы, сотрудник направляет руководителю заявление. Он указывает в нем конкретную сумму, цель и срок, на который хочет ее получить. Форма заявления может быть произвольной или строгой, если она утверждена в положении о расчете с подотчетными лицами (при наличии). После того, как руководитель одобрит заявление, оно поступает в бухгалтерию, которая проверяет наличие остатков по прошлым авансам.
Документы должны в обязательном порядке содержать все реквизиты: наименование, дату составления, наименование организации, содержание операции, название и единицы измерения, стоимость, подпись, штамп и другие. В случае командировки для авансового отчета сохраните документы, подтверждающие расходы на проезд (билет) и проживание.
Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году
Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.
Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.
- служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
- приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
- уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).
В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету. Выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно. Даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс. Убрали из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У.
Деньги выдаются согласно распорядительного документа . При этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Подотчетные лица обязаны в срок, установленный руководителем учреждения, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам. При организации в учреждении электронного документооборота применяется форма отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520).
Выдача денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности учреждения, должна осуществляться по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н[1]).
Представить авансовый отчет (ф. 0504505) в бухгалтерию и произвести окончательный расчет с работником необходимо в срок, установленный руководителем. Если деньги выдавались на командировочные расходы, то отчитаться об израсходованных суммах следует в течение трех рабочих дней.
После того, как все шаги были выполнены, вы можете распечатать и подписать печатную форму авансового отчета (АО-1). Делается это из созданного нами документа Авансовый отчет через меню Печать. Образец авансового отчета из 1С:Бухгалтерии 8.3 представлен на картинке.
Как сделать авансовый отчет? Первый шаг – необходимо оформить выдачу средств подотчет. Помимо наличных денежных средств подотчет также могут быть выданы безналичные денежные средства (на карту работнику), либо денежные документы (талоны ГСМ, билеты, талоны на питание и пр.). Рассмотрим каждый из вариантов. Создание документов для каждого из случаев производится из раздела меню Банк и касса
После оформления документов выдачи средств подотчет вы можете составить и заполнить авансовый отчет в 1С 8.3. Для этого в разделе Банк и касса, в пункте Авансовые отчеты создается новый документ. Обязательно заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Организация.
Далее во вкладке Авансы указываются документы, которыми были отражены выданные сотруднику подотчет средства, по которым он сейчас отчитывается (Например, расчетный кассовый ордер, списание с расчетного счета или выдача денежных документов).
Далее заполняются следующие вкладки: Товары, Оплаты и(или) Прочее.
Во всех остальных случаях используется вкладка Прочее, например, если сотрудник отчитывается за приобретенные канцелярские принадлежности, либо покупку авиабилетов, командировочные и любые другие расходы, которые не подходят для оформления в качества Товаров.
В данном случае сотрудник с разрешения руководства потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, получился перерасход. При этом сотруднику необходимо вернуть разницу. Для этого составляется дополнительный документ о выдаче сотруднику наличных денежных средств.
Как заполнить авансовый отчёт
- наименование работодателя,
- дату,
- своё ФИО, структурное подразделение, должность (если договор ГПХ, должность не указывают),
- назначение аванса — на какие цели были выданы и потрачены подотчётные деньги, например, на командировочные, хозяйственные, представительские, почтовые расходы и т.д.
- в левой табличной части — остаток или перерасход денег с предыдущего авансового отчёта (если не было — ставят прочерки),
- как был получен аванс — наличными из кассы, на банковскую карту (корпоративную, зарплатную или личную),
- сумму полученных подотчётных средств,
- сколько денег израсходовано.
Ниже табличной части указывают количество подтверждающих документов, которые работник сдаёт вместе с авансовым отчётом — товарные и кассовые чеки, накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, авиа или ж/д билеты, счёт за проживание в гостинице и т.д. Обычно их наклеивают на лист бумаги А4 так, чтобы читалась вся информация, нумеруют в хронологическом порядке и прикрепляют к отчёту.
Проще всего — пользоваться унифицированной формой № АО-1. Если вам хочется отредактировать её, убрать лишние реквизиты и добавить новые — так тоже можно сделать. Но тогда нужно утвердить свой бланк приказом руководителя, приложить к учётной политике в целях бухучёта и разработать правила его заполнения.
Внизу есть отрывная часть — расписка в том, что отчёт и документы приняты на проверку. В ней заполняют ФИО подотчётного лица, номер и дату авансового отчёта, общую сумму расходов прописью и количество приложенных документов. Затем бухгалтер или руководитель ставит свою подпись с расшифровкой и текущую дату, отрезает расписку и отдаёт её подотчётнику.
Под этой таблицей подотчётник расписывается с расшифровкой подписи — и сдаёт отчёт бухгалтеру или руководителю. Тот на лицевой стороне вписывает номер авансового отчёта и табельный номер отчитывающегося работника. Если бизнес оформлен не как ИП, а как юрлицо — в правой табличной части делают бухгалтерские записи по дебету и кредиту.
ФАС ПО в Постановлении от 13.03.2014 № А65-15313/2013 рассмотрел ситуацию, когда работникам юридического лица выдавались подотчетные денежные средства на приобретение ТМЦ. По состоянию на 31.12.2011 некоторыми подотчетными лицами не были представлены авансовые отчеты. Инспекция, посчитав данные денежные средства материальной выгодой работников, исчислила НДФЛ по ставке 35%.
Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2022 № Ф10-2385/2022 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:
П орядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.
В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63‑ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или учреждение возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):
После того, как все шаги были выполнены, вы можете распечатать и подписать печатную форму авансового отчета (АО-1). Делается это из созданного нами документа Авансовый отчет через меню Печать. Образец авансового отчета из 1С:Бухгалтерии 8.3 представлен на картинке.
Для оформления выдачи Наличных денежных средств, необходимо зайти в пункт Кассовые документы. Откроется список, в верхней части которого по кнопке «Выдача» вы сможете создать документ «Выдача наличных». В документе необходимо заполнить следующие реквизиты:
Вид операции – Выдача подотчетному лицу; Получатель; Сумма; Организация; Статья расходов.
В данном случае сотрудник с разрешения руководства потратил больше денежных средств, чем ему было выдано, получился перерасход. При этом сотруднику необходимо вернуть разницу. Для этого составляется дополнительный документ о выдаче сотруднику наличных денежных средств.
Также сотрудник мог произвести оплату поставщикам в счет уже полученных товаров или услуг, или в счет будущих поставок. Для этого заполняется вкладка Оплаты. Для этого во вкладке необходимо указать документ расхода, который будет погашен выданными подотчет средствами.
Во всех остальных случаях используется вкладка Прочее, например, если сотрудник отчитывается за приобретенные канцелярские принадлежности, либо покупку авиабилетов, командировочные и любые другие расходы, которые не подходят для оформления в качества Товаров.
Отражение расходов в учете
Контролеры в своих официальных разъяснениях указывали, что пп.5 п.7 ст. 272 НК РФ нужно применять даже если период командировки и дата утверждения авансового отчета относятся к разным периодам. Так в ситуации, когда сотрудник в 1 полугодии представил авансовый отчет с договором и актом об оказании услуг на получение визы, а отчет был утвержден уже в июле, Минфин России указал, что признавать расходы нужно в момент утверждения отчета (Письмо Минфина России от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117).
Однако нужно учитывать, что подотчетное лицо может оплачивать не только командировочные расходы. Пункт 2 статьи 272 НК РФ требует учитывать материальные расходы на дату передачи материалов в производство. То есть на дату утверждения авансового отчета расходы на приобретение МПЗ в налоговом учете в любом случае признать нельзя. Затраты на приобретение работ и услуг производственного характера тоже могут относиться к материальным расходам. В этом случае их также нужно признавать на дату подписания акта приемки-передачи работ и услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.
Но сам факт арбитражной практики по этому вопросу свидетельствует, что претензии инспекторов не исключены. При этом, если расходы явно относятся к представительским, командировочным или иным подобным (прямо упомянутым в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ) вероятность отстоять позицию в суде высокая.
Поэтому вероятность претензий инспекторов значительно повышается, если подотчетное лицо будет оплачивать услуги производственного характера, которые нельзя прямо отнести к командировочным, представительским либо расходам на содержание транспорта.
Дополнительно к чеку гостиница может выдать и типографский БСО. Если гостиница использует бланки строгой отчетности, то они должны быть отпечатаны с помощью онлайн-ККТ или автоматизированной системы БСО в фискальном режиме (ст. 4, 4.2, абз. 3 п. 1 ст. 4.3 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Порядок и размер (норматив) возмещения суточных коммерческая организация устанавливает самостоятельно, оформив это приказом руководителя или закрепив в коллективном (трудовом) договоре (ст. 168 ТК РФ). Каких-либо законодательных ограничений на размер суточных нет. Суточные – это дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Их командированный работник тратит по своему усмотрению, никаких требований и запретов нет. Чаще всего сотрудники тратят суточные на питание.
Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.
Билет на проезд является бланком строгой отчетности, подтверждающим расходы. Важно помнить, что с 1 июля 2022 года изменились требования к БСО – типографские бланки применять нельзя. После этой даты бланки должны быть напечатаны только через онлайн-кассу в фискальном режиме (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в редакции от 03.06.2022). Это касается также авиакомпаний и железнодорожного транспорта.
Если работник не израсходовал всю сумму аванса, то остаток он должен вернуть. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок. Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
Сотрудник передаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждением расходов для окончательного расчёта. Форма авансового отчёта утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2022 № 52н. Авансовый отчёт составляется подотчётным лицом собственноручно в единственном экземпляре.
В зависимости от цели выдачи подотчётных сумм их предоставление должно сопровождаться оформлением соответствующих первичных документов: при командировании сотрудника – приказ, а также иные документы, предусмотренные локальными нормативными документами (например, служебное задание). Неизменно одно условие для выдачи бухгалтерии денег работнику – это наличие заявление подотчётного лица с просьбой о предоставлении денег под отчёт с визой руководителя.
При направлении сотрудника в командировку работодатель компенсирует работнику проезд, в том числе расходы на приобретение билетов; проживание (аренда комнаты, квартиры, номера в гостинице и т. д.); расходы, связанные с проживанием (так называемые суточные); оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).
Денежные средства под отчёт могут быть выданы наличными деньгами из кассы учреждения, перечислены на карту учреждения для расчётов с финансовым органом или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчёт на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтверждённых расходов (Письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Инженер-механик Баранов М.Ф. направлен в служебную командировку из города Москва в город Санкт-Петербург с 10 октября по 14 октября. Баранову М.Ф. разрешён проезд в купейном вагоне и выданы под отчёт: на проезд ‒ 5 500 рублей, на оплату гостиничного номера ‒ 3 500 рублей и суточные ‒ 3 500 рублей (5 дней х 700 рублей). По приезду Баранов М.Ф. предоставил авансовый отчёт и приложил следующие подтверждающие документы: – проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 5 500 рублей; – акт выполненных работ за проживание в гостинице за четверо суток на общую сумму 3 400 рублей. Баранов М.Ф. вернул в кассу остаток аванса в размере 100 рублей.
И снова о расчетах учреждения через подотчетных лиц
Тема о расчетах с подотчетными лицами неоднократно поднималась на страницах нашего журнала. Тем не менее письма, приходящие в редакцию, свидетельствуют о том, что она до сих пор востребована читателями и актуальна. Такую популярность можно объяснить тем, что расчеты с подотчетными лицами нередко являются основными наличными расчетами в государственном (муниципальном) учреждении, производящем все иные платежи в безналичном порядке. В статье поговорим о том, как оформить операции по расчетам с подотчетными лицами и как отразить их в бухгалтерском учете организации.
Во-вторых, п. 217 Инструкции N 157н предусмотрена группировка счетов, посредством которой можно определить, что через подотчетных лиц могут приобретаться любые нефинансовые активы — как основные средства, так и материальные запасы. Например, покупка основных средств через подотчетное лицо осуществляется с использованием счета 208 31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств», а покупка материальных запасов — с использованием счета 208 34 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов».
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
Принятие к учету сумм произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражается учреждением по дебету соответствующих счетов рабочего плана счетов бухгалтерского учета и кредиту соответствующего счета аналитического учета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Отметим, что прямого указания на установление списка лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, Положение N 373-П не содержит. Тем не менее из п. 4.4 Положения N 373-П следует, что учреждения могут выдавать наличные деньги под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности, с письменного распоряжения руководителя. Следовательно, с целью осуществления контроля руководитель должен утвердить список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы. Перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства на данные расходы, сроки и цели использования этих средств утверждаются приказом руководителя. Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, может устанавливаться в зависимости от конкретного случая либо для отдельных видов операций, что закрепляется отдельным нормативным актом учреждения. Целесообразно прописать данные положения в учетной политике.
Счет 20600 Расчеты по выданным авансам
Переоценка расчетов по выданным авансам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте или признания в учете права требования по восстановлению дебиторской задолженности по предоставленным авансовым платежам.
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 29 ноября 2022 г. N 209н «Об утверждении Порядка применения классификации операций сектора государственного управления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 12 февраля 2022 г., регистрационный номер 50003).
Для учета расчетов по выданным авансам (и операций, их изменяющих) применяются счета аналитического учета счета 020600000 «Расчеты по выданным авансам», предусмотренные Единым планом счетов, с указанием в 1 — 17 разрядах номера счета соответствующего кода (составной части кода) бюджетной классификации Российской Федерации, в 24 — 26 разрядах номера счета — подстатьи КОСГУ , соответствующей экономической сущности осуществляемого факта хозяйственной жизни (отражаемого объекта бухгалтерского учета).
По согласованию с субъектом консолидации в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства Российской Федерации, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства Российской Федерации по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете) устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов по видам доходов (поступлений) — дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета.
При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относятся на увеличение (уменьшение) расчетов в иностранной валюте, с отнесением курсовых разниц на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.
На заметку. Если подотчетное лицо, направляемое в служебную командировку, прикладывает к авансовому отчету документы, подтверждающие понесенные в командировке расходы, составленные на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н). Их перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения (при его наличии) (Письмо Минфина России от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).
Иногда для оплаты товаров, работ, услуг автономные учреждения могут выдавать работникам деньги под отчет. О выданных им суммах они должны в течение определенного времени отчитаться, то есть составить авансовый отчет. Как его заполнить, рассмотрим в статье. Кроме того, напомним, как на основании авансового отчета производится отражение в бухгалтерском учете операций по учету расчетов с подотчетными лицами.
При расчетах с другими организациями следует помнить о предельном размере расчета наличными средствами. Согласно п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов» наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между названными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов.
Обеспечение сотрудников, убывающих в служебные командировки, расчетными банковскими картами представляется нецелесообразным. В Письме Минфина России N 02-03-10/37209, Федерального казначейства N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 рассматривался вопрос о правомерности перечисления денежных средств на командировочные расходы на зарплатную карту работника. Названные ведомства указали на нецелесообразность выдачи карт учреждения каждому сотруднику, направляемому в командировку, и придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами.
— фактически израсходованные подотчетным лицом суммы, их расшифровка приводятся на оборотной стороне авансового отчета в графах 1 — 6. В них в порядке их записи в отчете указываются номер и дата подтверждающего расходы документа, кому, за что и по какому документу уплачено, сумма расхода по отчету, выводится итоговая сумма и отражается либо остаток, либо перерасход. При оплате приобретенных товароматериальных ценностей и оказанных услуг с использованием банковской карты к авансовому отчету следует приложить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов (банкоматов) по всем операциям, совершенным с ее использованием. Перечисленные документы служат подтверждением фактического совершения расходов.
Сотрудник произведённые расходы должен подтвердить документально путём предоставления авансового отчёта с приложением чеков и прочих оправдательных документов (билеты, квитанции, посадочные талоны, товарные накладные и т. д.) не позднее трёх рабочих дней с момента окончания срока аванса или после возвращения из командировки.
Возмещение сотрудникам расходов, связанных со служебными командировками, отражается по элементу вида расходов 112 в увязке с подстатьёй 212 КОСГУ. Соответственно, для учёта расчётов применяется счёт 208 12 «Расчёты с подотчётными лицами по прочим выплатам» (приказы Минфина России от 08.06.2022 № 132н, 29.11.2022 № 209н).
В зависимости от цели выдачи подотчётных сумм их предоставление должно сопровождаться оформлением соответствующих первичных документов: при командировании сотрудника – приказ, а также иные документы, предусмотренные локальными нормативными документами (например, служебное задание). Неизменно одно условие для выдачи бухгалтерии денег работнику – это наличие заявление подотчётного лица с просьбой о предоставлении денег под отчёт с визой руководителя.
Сотрудник передаёт в бухгалтерию авансовый отчёт с подтверждением расходов для окончательного расчёта. Форма авансового отчёта утверждена Приказом Минфина России от 30.03.2022 № 52н. Авансовый отчёт составляется подотчётным лицом собственноручно в единственном экземпляре.
Далее авансовый отчёт проверяется бухгалтером на правильность заполнения и целевое расходование денежных средств. После проверки бухгалтер может отразить его в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 2.0 с оформлением бухгалтерских записей (рис. 4).
Приложение к авансовому отчету должно состоять из оригиналов документов. Оригиналы кассовых чеков и БСО необходимо откопировать и прикрепить к этой копии. Такое оформление объясняется тем, что краска на чеках выцветает, бумага быстро портится, а хранить документы необходимо не менее 3 лет.
Для предоставления авансовых средств подотчетник пишет заявление на выдачу ему денег, где прописывает сумму и срок, на который они требуются, а также информацию об отсутствии задолженности по предыдущему отчету. Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.
Документально подтвержденные командировочные расходы освобождаются от страховых взносов и учитываются при расчете налога на прибыль. Также, суточные в размере не более 700,00 рублей на каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500,00 рублей за каждый день в зарубежной командировке не облагаются НДФЛ. На сумму превышенного расхода придется начислить НДФЛ. Важно отметить, что расходы на питание входят в сумму суточных и не могут учитываться отдельно.
Если работник не предоставил подтверждающих документов на командировку, то расходы нельзя учитывать при расчете налога на прибыль, также необходимо начислить на них страховые взносы. А вот на НДФЛ по закону можно сэкономить и не начислять его в пределах установленных лимитов налогооблагаемых расходов (700,00 и 2500,00 рублей).
Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты. Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.
28 Мар 2022 urisgkmo 249